Obszar funkcjonalny SIMPLE.ERP OBRÓT TOWAROWY to skuteczne narzędzie pozwalające w pełni kontrolować procesy obrotu towarowego i w efektywny sposób zarządzać logistyką i dystrybucją w firmie, wpływając na poprawę jej rentowności i konkurencyjności.
Wspomaga procesy zakupu i sprzedaży: zarówno krajowe, eksportowe jak i wewnątrzunijne oraz zarządzanie magazynami: własnymi i obcymi.
Jego elastyczność pozwala na odzwierciedlenie w systemie SIMPLE.ERP wszystkich procesów biznesowych firm produkcyjnych, usługowo-handlowych jak i przedsiębiorstw sfery budżetowej.

Cechy systemu

Obszar funkcjonalny OBRÓT TOWAROWY kompleksowo wspiera wszystkie procesy zachodzące w różnych obszarach obrotu towarowego przedsiębiorstwa. Jest elastyczny – klient sam decyduje, z których funkcjonalności chce korzystać. W razie potrzeby zawsze jest możliwa rozbudowa systemu. Ułatwia pracę zarówno firmom działającym w jednej lokalizacji, jak i wielo oddziałowym przedsiębiorstwom o rozproszonej strukturze. To nowoczesne połączenie bogatej funkcjonalności i możliwości dostosowania do indywidualnych potrzeb.
Posiada szeroki zestaw raportów standardowych (z możliwością ich modyfikowania), umożliwia tworzenie własnych, w pełni definiowalnych raportów oraz zapewnia eksport danych do wszystkich powszechnie używanych formatów arkuszy – np. MS EXCEL. Posiada wbudowany mechanizm Skryptów VBS pozwalający na samodzielne podnoszenie funkcjonalności systemu. Współpracuje z drukarkami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych.

Posiada wyodrębnione następujące części:

Zapotrzebowania, Plany zakupów, Umowy i Zamówienia do dostawców

• Pozwala na zarejestrowanie procesu zakupu począwszy od wprowadzenia przez komórki organizacyjne zapotrzebowania na dostawę materiałów i usług lub automatyczne wygenerowanie zapotrzebowań na podstawie potrzeb wynikających z planów produkcyjnych czy zamówień od odbiorców.
• Pozwala na weryfikację zapotrzebowań przez dział zakupów, stworzenie na ich podstawie planu zakupu i zarządzanie dostawami poprzez bezpośrednie generowanie umów i zamówień do dostawców.
• Pozwala na realizację umów i zamówień (w tym także zamówień publicznych) poprzez tworzone na ich podstawie dokumentów przyjęcia na magazyn PZ lub faktur kosztowych z zaświadczone usługi.
• Pozwala na pełną kontrolę terminów i cen dostaw i oraz ocenę stopnia realizacji zamówień na każdym etapie procesu zakupu począwszy od złożonego zapotrzebowania poprzez plan zakupów, umowę czy zamówienie do dostawcy.

Zakup, Rejestr dokumentów przychodzących

• Pozwala na zarejestrowanie faktur zakupu: kosztowych, magazynowych i dokumentów dostawy na magazyn PZ
• Pozwala na ewidencję dokumentów SAD dla zakupów eksportowych oraz przygotowanie danych do deklaracji INTRASTAT dla zakupów wewnątrzunijnych
• Pozwala na wstępną rejestrację dokumentów zakupu przed ich ostateczną ewidencją w dziale księgowości. Umożliwia to bieżące zarządzanie zobowiązaniami oraz nadzór nad dokumentami kosztowymi znajdującymi się w obiegu papierowym.

Obsługa operacji magazynowych z rezerwacją stanów

• Pozwala na ewidencję dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych związanych z obrotem magazynowym: przychodowych, rozchodowych, zwrotów, przesunięć międzymagazynowych, przecen, BO i innych.
• Pozwala na określenie sposobu rozchodu z magazynu wg dostępnych metod: FIFO, LIFO, ceny średnioważonej, ewidencyjnej lub rzeczywistej (wybranej przez operatora)
• Pozwala na przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych oraz przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji okresowej i ciągłej dla całego magazynu lub wybranych pozycji.
• Pozwala na zarezerwowanie części produktów na magazynie pod potrzeby przyszłej sprzedaży, potrzeby własne lub potrzeby związane z dostawą towaru.

Zamówienia od odbiorców

• Pozwala na zarejestrowanie procesu sprzedaży począwszy od utworzenia oferty handlowej, wygenerowania na jej podstawie zamówienia od odbiorcy lub bezpośrednią rejestrację wpływających do firmy zamówień od klientów.
• Pozwala na wstępną obsługę sprzedaży poprzez funkcję kontroli niezapłaconych faktur, limitów kredytowych oraz obsługę warunków handlowych: sposobu płatności, cen i rabatów
• Pozwala na realizację zamówień poprzez tworzone na ich podstawie faktury sprzedaży i dokumentów wydania z magazynu WZ oraz kontrolę ich stopnia i terminowości realizacji.

Sprzedaż

• Pozwala na zarejestrowanie faktur sprzedaży: usługowych, magazynowych oraz dokumentów wydania z magazynu WZ
• Pozwala na obsługę warunków sprzedaży poprzez funkcję kontroli niezapłaconych faktur i limitów kredytowych oraz automatycznego wyznaczania sposobu płatności, cen i rabatów
• Pozwala na obsługę faktur zaliczkowych i rozliczenie ich fakturą rozliczającą
• Pozwala na obsługę faktur proforma
• Pozwala na przygotowanie danych do deklaracji INTRASTAT dla sprzedaży wewnątrzunijnej
• Pozwala na obsługę bonusu dla odbiorcy poprzez wygenerowanie zbiorczej korekty faktury sprzedaży za dany okres rozliczeniowy

Obieg dokumentów

• Pozwala na przygotowanie scenariuszy którym będą podlegać wszystkie dokumenty obrotu towarowego. Dzięki temu każda sprawa realizowana jest w zaplanowany, usystematyzowany i właściwy dla firmy sposób
• Pozwala na przekazywanie dokumentów między użytkownikami systemu z zachowaniem zdefiniowanych przez administratora ścieżek przepływu. Dzięki temu zapewnienia użytkownikom swobodną wymianę dowolnych dokumentów w formie elektronicznej.

Proces handlowy

• Pozwala na otrzymanie szybkiej informacji o kliencie: danych teleadresowych, niezapłaconych fakturach, nierozliczonych płatnościach, wykorzystanym limicie kredytowym, warunkach handlowych
• Pozwala na przeanalizowanie sprzedaży do danego klienta: złożonych i oczekujących zamówieniach, wystawionych fakturach i historii obrotów
• Pozwala na otrzymanie szybkiej informacji o produkcie: danych opisowych, ilości na poszczególnych magazynach, ilości zamówionej u dostawców lub w produkcji, planowanej dacie dostawy
• Pozwala na wyznaczenie ceny sprzedaży na podstawie cen zakupu, określonego narzutu i proponowanych rabatów
• Pozwala na utworzenie z jednego miejsca dokumentów sprzedaży: zamówienia, faktury i dokumentu WZ lub dokumentów zakupu: zapotrzebowania na dostawę lub produkcję i zamówienia do dostawcy

Korzyści i zalety

Obszar SIMPLE.ERP OBRÓT TOWAROWY daje korzyści dla całej firmy – zarówno prezesom i kadrze zarządzającej, jak i szeregowym pracownikom. Każdy pracownik odczuje poprawę komfortu pracy, a codzienne obowiązki dzięki Simple.ERP staną się mniej uciążliwe. Dzięki wdrożeniu obszaru Obrót Towarowy zwiększy się wydajność pracy działów zaopatrzenia, sprzedaży, marketingu oraz magazynów i usprawniając procesy biznesowe na każdym szczeblu zarządzania.

1. Bieżąca kontrola kosztów obrotu towarowego - dzięki łatwemu dostępowi do bieżących i historycznych danych analitycznych oraz możliwość uzyskiwania ich analitycznej i syntetycznej prezentacji w formie wieloprzekrojowych zestawień,
2. Zwiększenie efektywności działu sprzedaży - dzięki możliwości kontroli realizacji zamówień od odbiorców oraz zautomatyzowanie czynności związanych z tworzeniem dokumentów i wyznaczeniem warunków handlowych, cen i rabatów,
3. Zwiększenie efektywności działu zakupów - dzięki możliwości kontroli realizacji umów i zamówień do dostawców oraz zautomatyzowanie czynności związanych z tworzeniem dokumentów i wyznaczeniem warunków dostawy, kontroli cen i terminów,
4. Zmniejszenie kosztów utrzymania stanów magazynowych - dzięki efektywniejszemu wykorzystaniu zasobów poprzez:
   • bieżący dostęp do precyzyjnych informacji o stanach zapasów w magazynach i wykorzystaniu miejsc składowania (objętość, waga),
   • możliwość precyzyjnego ustalania harmonogramów dostaw (od dostawców i dla odbiorców),
   • możliwość planowania zapotrzebowania oraz zaopatrzenia i zamówień od klientów,
   • możliwość automatycznej blokady współpracy z kontrahentami (np. w przypadku pogorszenia jakości surowców),
5. Obniżenie kosztów związanych z funkcjonowaniem komórek organizacyjnych zajmujących się obsługą obrotu towarowego, stanowiące wynik optymalizacji funkcjonowania tych działów, uzyskany poprzez:
   • automatyczną dekretację dokumentów (zdefiniowane szablony dekretów eliminują konieczność ręcznej dekretacji typowych księgowań, które stanowią około 90% tego typu operacji w firmie),
   • eliminację wersji papierowej wielu raportów,
   • skrócenie czasu obiegu dokumentów.
6. Skrócenie czasu potrzebnego do sporządzania zestawień i sprawozdań dzięki:
   • gotowym szablonom zestawień z wieloma kryteriami selekcji i sortowania danych,
   • możliwości łatwej modyfikacji istniejących szablonów wydruków,
   • możliwości definiowania własnych zestawień za pomocą systemu skryptów – zapytań do bazy.
7. Zwiększenie efektywności pracy poprzez poprawę jej organizacji, redukcję nadmiarowych działań oraz oszczędność czasu pracowników - dzięki możliwości uzyskiwania z systemu gotowych dokumentów do użytku wewnętrznego i zewnętrznego.