SIMPLE.ERP OBIEG DOKUMENTÓW

Obszar funkcjonalny SIMPLE.ERP OBIEG DOKUMENTÓW to nowoczesne rozwiązanie wspomagające obieg dokumentów w firmie. Zapewnia swobodną wymianę dowolnych dokumentów w formie elektronicznej. System porządkuje procesy związane z obiegiem informacji oraz umożliwia łatwe dotarcie do danych przez wiele osób jednocześnie. Obieg Dokumentów został zaprojektowany tak, aby zautomatyzować procesy biznesowe, dzięki którym informacje, dokumenty i zadania przekazywane są w firmie w ujednolicony sposób.
 

Cechy sytemu

Każdy dokument wprowadzany w systemie SIMPLE.ERP może mieć własną ścieżkę, według której jest obsługiwany. Szablony obiegów umożliwiają definiowanie takich ścieżek. Ich efektem jest możliwość kontroli przepływu dokumentu w firmie – na tej podstawie wiadomo, kto aktualnie pracuje z danym dokumentem oraz jaka była historia jego przekazywania pomiędzy kolejnymi osobami (operatorami).
Szablon obiegu składa się z poszczególnych stanów dokumentów. Dla każdego stanu istnieje ściśle określona grupa operatorów, którzy mogą go wykonać. Budowa szablonu obiegu polega na wskazaniu relacji (powiązań) pomiędzy poszczególnymi stanami dokumentów.
Wprowadzając dokument do systemu SIMPLE.ERP operator może wybrać, według którego szablonu obiegu (ścieżki) będzie „obsługiwany” dany dokument. Obsługa dokumentu polega na przekazywaniu do kolejnych etapów procesu i wskazaniu, który operator spośród uprawnionych, dany etap ma wykonać. Każdy operator w programie ma własną skrzynkę pocztową, w której zbierane są informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. Istnieje również możliwość ustawienia w systemie zastępstwa na czas nieobecności danego operatora w pracy.

Posiada wyodrębnione następujące części:

Stany dokumentów - umożliwia zdefiniowanie poszczególnych etapów jakim będą podlegać dokumentu wprowadzone do obiegu.

Szablony obiegów - umożliwia zdefiniowane szablonów obiegu dokumentów, składające się z poszczególnych stanów.

Inne

• Do rodzaju dokumentu można przypisać wiele różnych Obiegów dokumentów
• Automatyczny wybór Obiegu dokumentu w zależności od wartości dokumentu
• Możliwość ustawienia wieloosobowej pracy dla danego etapu obiegu
• Możliwość określenia zachowania się dokumentu w trakcie danego etapu np. brak możliwości edycji lub możliwości zatwierdzenia dokumentu

Korzyści i zalety

Obszar SIMPLE.ERP OBIEG DOKUMENTÓW powstał w celu zapewnienia jego użytkownikom swobodnej wymiany dowolnych dokumentów w formie elektronicznej. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia przekazywanie dokumentów między użytkownikami systemu z zachowaniem zdefiniowanych przez administratora ścieżek przepływu.

Najważniejsze zalety obszaru funkcjonalnego to:

1. Lepsza kontrola procesów poprzez standaryzację metod pracy
2. Wzrost wydajności pracy poprzez wydajniejszą komunikację wewnątrz organizacji, a także z Klientami, partnerami, itp.
3. Możliwość bieżącej kontroli stanu i czasu obiegu dokumentu przez konkretnych użytkowników
4. Obniżenie kosztów dzięki minimalizacji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie w formie papierowej
5. Jednoczesny dostęp do dokumentu przez kilku użytkowników
6. Możliwość załączania zeskanowanych dokumentów
7. Możliwość definiowania procesu obiegu dokumentów wedle własnych potrzeb
8. Ujednolicenie procedur obiegu dokumentów i realizacji spraw oraz ich automatyzacja

Pliki do pobrania

simple.erp_obrot_towarowy.pdf