Trudne czasy to dobre czasy dla wprowadzania usprawnień poprawiających efektywność i zmniejszających koszty. Szczególnie jeśli te usprawnienia są łatwe do zastosowania.Wysyłka do Urzędu Skarbowego rozliczeń rocznych z podatku PIT dla wszystkich pracowników jest przedsięwzięciem kosztownym, obejmującym zazwyczaj wiele osób. Odbywa się w bardzo krótkim czasie, angażując często pracowników spoza działów personalnych, dezorganizując pracę administracji firmy. Dzięki funkcjonalności ePIT dostarczanej jako uzupełnienie SIMPLE.ERP można skrócić proces przygotowania przesyłek PIT-40 i PIT-11 do kilku minut. Wysyłka nie wymaga ponoszenia wydatków na koperty, papier, materiały eksploatacyjne do drukarek i znaczki. 

Co obejmuje funkcjonalność podpisywania i wysyłki PIT ?

W trakcie wydruku PIT-11 i PIT-40 dla wybranej grupy osób można utworzyć paczkę dokumentów elektronicznych.

W standardowej wersji systemu taki dokument można zapisać (jako plik XML) na dysku. Podpisanie i wysłanie na portal odbiorczy musi w tym wypadku nastąpić za pomocą programów dostarczanych przez innych dostawców. Historia podpisu, wysyłki i potwierdzeń odbioru nie jest w takim wypadku przechowywana w bazie danych SIMPLE.ERP.

Przy zastosowaniu rozszerzenia systemu SIMPLE.ePIT cały proces podpisu i wysyłania dokumentów jest obsługiwany z pulpitu SIMPLE.ERP. Śledzony jest przepływ dokumentów przez kolejne etapy przygotowania, stan i status każdego dokumentu.

Paczki dokumentów elektronicznych widoczne są w oknie Emisja dokumentów elektronicznych, które pełni rolę „centrali obsługi dokumentów”. Bezpośrednio z wykazu paczek dokumentów oraz z listy dokumentów w paczce można:

• Zatwierdzić dokumenty
• Obejrzeć i wydrukować dokument w formie formularza
• Podpisać dokumenty lub odmówić ich podpisu (z podaniem uzasadnienia)
• Wysłać dokument na portal Ministerstwa lub odmówić wysyłki (z podaniem uzasadnienia)
• Odebrać Urzędowe Potwierdzenia Odbioru (UPO)

Dodatkowe dwa specjalizowane okna: Podpisywanie cyfrowe PIT i Wysyłka PIT na portal są dostosowane do operacji wykonywanych przez osoby podpisujące i wysyłające dokument. W większych firmach te role są często rozłączne.

Co trzeba zrobić, żeby wysłać Pit elektronicznie ?

Procedura administracyjna pozwalająca wysyłać dokumenty w formie elektronicznej jest stosunkowo prosta. Należy:

• Uzyskać dla upoważnionych pracowników karty do bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (1-3 dni)
• Zakupić urządzenie obsługujące kartę – zazwyczaj razem z kartą do bezpiecznego podpisu.
• Zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników zamiar składania deklaracji w formie elektronicznej, a jeśli deklaracje mają być podpisywane przez pełnomocnika – złożyć pełnomocnictwa - formularz UPL-1 (wzór formularza: http://www.e-deklaracje.gov.pl/files/pdf/UPO_v2-01.pdf)
• Uzyskać z urzędu skarbowego potwierdzenia zgodności danych zawartych w zawiadomieniu o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej z danymi podanymi w zgłoszeniu złożonym przez osobę upoważnioną - ZAS-E

We wszystkich działaniach konsultanci SIMPLE S.A. będą służyć Państwu pomocą.

Jak przebiega wdrożenie i szkolenie pracowników ?

Nowe funkcje mają intuicyjny interfejs. Oprogramowanie ma unikalną na rynku możliwość pracy w trybie testowym, używaną w trakcie szkolenia albo prób urządzeń do podpisywania dokumentów. Wyboru trybu pracy dokonuje się przez ustawienie parametru przypisanego do użytkownika. W tym samym czasie różne osoby mogą pracować w trybie rzeczywistym albo testowym. W trybie testowym oryginalne dokumenty PIT są przed podpisaniem anonimizowane, czyli pozbawiane wszystkich informacji osobowych pracownika i opisujących firmę. Wysyłka w tym trybie przekazuje dokumenty na specjalny portal testowy Ministerstwa, bez żadnych konsekwencji.

Główne cechy wyróżniające rozwiązanie SIMPLE.ePIT należy wskazać na:

• Kontrolę przepływu dokumentów pomiędzy osobami upoważnionymi do emisji, podpisu i wysyłki
• Pełną integrację z SIMPLE.ERP.
• Pełną dokumentację historii zatwierdzeń, podpisów, wysyłek i potwierdzeń odbioru.
• Automatyzację procesu odbioru UPO.
• Możliwość odmowy podpisu i wysyłki z podaniem przyczyny.
• Pełne bezpieczeństwo procesu podpisywania – dokument źródłowy i podpisany przechowywane są w bazie danych, podpisywanie odbywa się w pamięci komputera, bez zapisu dokumentu na dysku nawet na chwilę.
• Możliwość uruchamiania w trybie testowym-szkoleniowym.
• l Brak równie wygodnego rozwiązania na rynku.