Strona główna

Obszar funkcjonalny PERSONEL SIMPLE.ERP jest nowoczesnym narzędziem do zarządzania jednym z podstawowych zasobów każdej firmy – pracownikami. Przeznaczony jest do wspierania procesów zarządzania zasobami ludzkimi, zapewniając realizację wszystkich zadań związanych z obsługą personalną oraz płacową. Jest także narzędziem dostarczającym kadrze zarządzającej informacji, pozwalających w wygodny sposób analizować dane o pracownikach. Spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące zatrudnienia w Polsce.

Cechy systemu

Obszar funkcjonalny PERSONEL SIMPLE.ERP obejmuje poszczególne zagadnienia związane z obsługą kadrowo – płacową firmy. Posiada wyodrębnione następujące główne obszary:

• Dane kadrowo-płacowe
• Listy płac
• Listy osób
• Raporty definiowane
• Podatki
• ZUS
• Obiekty uzupełniające

Korzyści i zalety

Obszar funkcjonalny PERSONEL SIMPLE.ERP daje możliwość przechowywania w jednym miejscu, wszystkich wymaganych przepisami prawa, a także wewnętrznymi potrzebami firmy, informacji o pracownikach. Dane te mogą być statyczne, bądź wyliczane przez definiowalne algorytmy. Siłą systemu są elastyczne mechanizmy jego definiowania, oparte na sprawdzonym od 15 lat motorze formuł. Jest wyposażony w szereg opcji pozwalający szybko wyszukiwać osoby, tworzyć z ich danych raporty, a także szybko te dane wprowadzać lub importować z zewnętrznych plików. Nie ma ograniczeń co do ilości przechowywanych informacji o pracownikach, ilości i zawartości list płac. Nie mogło także zabraknąć opcji eksportu danych do programów bankowości elektronicznej, do ZUS, PFRON, urzędów skarbowych no i do samych pracowników, np. w postaci paska wypłaty w postaci elektronicznej.

Najważniejsze zalety obszaru funkcjonalnego to:

DANE KADROWO-PŁACOWE:

• obsługa różnorodnych grup pracowników np.: administracji, produkcji, osób niepełnosprawnych, na stanowiskach naukowych, lekarzy i innych
• definiowanie własnych danych o określonych nazwach, typach, poziomem dostępu, słownikach i formułach.
• gromadzenie informacji o danych osobowych, potrzebnych do zgłoszenia/wyrejestrowania w ZUS, do urzędu skarbowego, o zatrudnieniu w firmie (dane do umowy o pracę), poprzednie miejsca pracy, o odbytych szkoleniach, badaniach lekarskich, ocenach pracowników, konta bankowe (może być kilka)
• wyliczane dane o stażach pracy
• ewidencja nieobecności i czasu przepracowanego, rozliczanie dni i godzin urlopów wypoczynkowych
• dane do naliczenia listy płac: stałe lub zmienne stawki miesięczne, dodatki, premie, nagrody
• dane o potrąceniach do listy: stałych lub o zmiennych algorytmach wyliczeniowych, np. potrąceniach składek członkowskich, pożyczkach, zaliczkach itp.
• definiowalny mechanizm pokazywania danych na ekranie (formatki danych)
• „teczka elektroniczna” do dołączania informacji o pracowniku typu zdjęcia, dokumenty itp
• wprowadzanie grupowe – szybkie wprowadzenie wartości danych kadrowych wybranej grupie pracowników
• import danych z plików txt, xls
• wbudowane raporty o zatrudnieniu, statystykach, tworzone w formie graficznej

LISTY PŁAC:

• brak ograniczeń co do ilości list dla 1 pracownika w miesiącu z pełną kontrolą podstaw zasiłkowych, podstaw do składek emerytalno-rentowych, zaokrągleń składek społecznych i zdrowotnych, czy % podatku dochodowego.
• oparcie mechanizmów tworzenia list płac o definiowalne składniki z możliwością ich indywidualnej parametryzacji przez formuły obliczeniowe.
• definiowane scenariusze do obliczania list płac – szablony
• definiowane sposoby dekretacji księgowej współpracujące automatycznie z innymi obszarami, np. z kartami pracy z produkcji lub z budów, dające możliwość opisania rzeczywistych kosztów pracy pracownika.
• prezentacja listy płac w 5 różnych formatach wydruku, a także możliwość zdefiniowania wydruku wg potrzeb Użytkownika
• dodatkowe wydruki: paski pracownika, RMUA, kartoteka zarobkowa, kartoteka zasiłkowa, zbiorówki z kilkoma poziomami grupowania

LISTY OSÓB:

• definiowalne kryteria wyszukiwania osób w oparciu o ich dane kadrowe i płacowe, jak i formuły obliczeniowe
• zapamiętywanie wyszukanych osób w podręcznych listach
• wykorzystanie wyszukanych osób do tworzenia list płac, raportowania, czy im wprowadzania danych

RAPORTY DEFINIOWANE:

• kompletny edytor raportów w umożliwiający tworzenie w formie tekstowej dowolnych zestawień zawierających dane o pracowniku np. wydruki umów o pracę, zaświadczeń, zestawień statystycznych
• dodatkowy edytor raportów „szybkich”, pozwalający na tworzenie tylko zestawień kolumnowych
• możliwość wydruku bezpośrednio do Microsoft Word i Excel

ZUS:

• przygotowania i wysyłka do pliku kdu deklaracji takich jak: ZUA, ZWUA, ZCNA, ZCZA, RCA, RSA, RGA, RNA, RZA, DRA
• archiwizacja wysyłanych danych z możliwością ich przeglądania i drukowania

PODATEK:

• przygotowywanie i drukowanie dokumentów podatkowych dla Urzędu Skarbowego PIT-4R, PIT-8AR, PIT-IFT, PIT-11, PIT-40, PIT-12, PIT-2, PIT-8C, PIT-8S, PIT-R
• roczne rozliczanie podatku dochodowego pracowników PIT-40 z przekazaniem nadpłaty/niedopłaty do listy płac.

OBIEKTY UZUPEŁNIAJĄCE:

• definiowane tabele stałych wartości wspierające procesy obliczeniowe, np. tabela progów podatkowych, składek ZUS, % nagrody jubileuszowej itp.
• słowniki wewnętrzne i zewnętrzne obszaru (np. jako zapytanie SQL do innej bazy)
• import danych z plików zewnętrznych, np. tekstowych

Poza własnymi opcjami obszar PERSONEL współdzieli dane ze:

• Strukturą organizacyjną (jedna struktura hierarchiczna dla całej firmy)
• Danymi z kart pracy z obszaru Produkcja i kart BZ obszaru budowlanego
• Kalendarzami czasu pracy
• Obszarem FK Przelewy

Obszar funkcjonalny PERSONEL SIMPLE.ERP to doskonałe narzędzie pozwalające na realizację wszystkich działań związanych z obsługą kadrową i płacową pracowników oraz pełną kontrolę spraw pracowniczych, skutecznie wspierające proces zarządzania personelem.

eSIMPLE.KARO HRMS

Trudne czasy to dobre czasy dla wprowadzania usprawnień poprawiających efektywność i zmniejszających koszty. Szczególnie jeśli te usprawnienia są łatwe do zastosowania.Wysyłka do Urzędu Skarbowego rozliczeń rocznych z podatku PIT dla wszystkich pracowników jest przedsięwzięciem kosztownym, obejmującym zazwyczaj wiele osób. Odbywa się w bardzo krótkim czasie, angażując często pracowników spoza działów personalnych, dezorganizując pracę administracji firmy. Dzięki funkcjonalności ePIT dostarczanej jako uzupełnienie SIMPLE.ERP można skrócić proces przygotowania przesyłek PIT-40 i PIT-11 do kilku minut. Wysyłka nie wymaga ponoszenia wydatków na koperty, papier, materiały eksploatacyjne do drukarek i znaczki. 

Co obejmuje funkcjonalność podpisywania i wysyłki PIT ?

W trakcie wydruku PIT-11 i PIT-40 dla wybranej grupy osób można utworzyć paczkę dokumentów elektronicznych.

W standardowej wersji systemu taki dokument można zapisać (jako plik XML) na dysku. Podpisanie i wysłanie na portal odbiorczy musi w tym wypadku nastąpić za pomocą programów dostarczanych przez innych dostawców. Historia podpisu, wysyłki i potwierdzeń odbioru nie jest w takim wypadku przechowywana w bazie danych SIMPLE.ERP.

Przy zastosowaniu rozszerzenia systemu SIMPLE.ePIT cały proces podpisu i wysyłania dokumentów jest obsługiwany z pulpitu SIMPLE.ERP. Śledzony jest przepływ dokumentów przez kolejne etapy przygotowania, stan i status każdego dokumentu.

Paczki dokumentów elektronicznych widoczne są w oknie Emisja dokumentów elektronicznych, które pełni rolę „centrali obsługi dokumentów”. Bezpośrednio z wykazu paczek dokumentów oraz z listy dokumentów w paczce można:

• Zatwierdzić dokumenty
• Obejrzeć i wydrukować dokument w formie formularza
• Podpisać dokumenty lub odmówić ich podpisu (z podaniem uzasadnienia)
• Wysłać dokument na portal Ministerstwa lub odmówić wysyłki (z podaniem uzasadnienia)
• Odebrać Urzędowe Potwierdzenia Odbioru (UPO)

Dodatkowe dwa specjalizowane okna: Podpisywanie cyfrowe PIT i Wysyłka PIT na portal są dostosowane do operacji wykonywanych przez osoby podpisujące i wysyłające dokument. W większych firmach te role są często rozłączne.

Co trzeba zrobić, żeby wysłać Pit elektronicznie ?

Procedura administracyjna pozwalająca wysyłać dokumenty w formie elektronicznej jest stosunkowo prosta. Należy:

• Uzyskać dla upoważnionych pracowników karty do bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (1-3 dni)
• Zakupić urządzenie obsługujące kartę – zazwyczaj razem z kartą do bezpiecznego podpisu.
• Zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników zamiar składania deklaracji w formie elektronicznej, a jeśli deklaracje mają być podpisywane przez pełnomocnika – złożyć pełnomocnictwa - formularz UPL-1 (wzór formularza: http://www.e-deklaracje.gov.pl/files/pdf/UPO_v2-01.pdf)
• Uzyskać z urzędu skarbowego potwierdzenia zgodności danych zawartych w zawiadomieniu o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej z danymi podanymi w zgłoszeniu złożonym przez osobę upoważnioną - ZAS-E

We wszystkich działaniach konsultanci SIMPLE S.A. będą służyć Państwu pomocą.

Jak przebiega wdrożenie i szkolenie pracowników ?

Nowe funkcje mają intuicyjny interfejs. Oprogramowanie ma unikalną na rynku możliwość pracy w trybie testowym, używaną w trakcie szkolenia albo prób urządzeń do podpisywania dokumentów. Wyboru trybu pracy dokonuje się przez ustawienie parametru przypisanego do użytkownika. W tym samym czasie różne osoby mogą pracować w trybie rzeczywistym albo testowym. W trybie testowym oryginalne dokumenty PIT są przed podpisaniem anonimizowane, czyli pozbawiane wszystkich informacji osobowych pracownika i opisujących firmę. Wysyłka w tym trybie przekazuje dokumenty na specjalny portal testowy Ministerstwa, bez żadnych konsekwencji.

Główne cechy wyróżniające rozwiązanie SIMPLE.ePIT należy wskazać na:

• Kontrolę przepływu dokumentów pomiędzy osobami upoważnionymi do emisji, podpisu i wysyłki
• Pełną integrację z SIMPLE.ERP.
• Pełną dokumentację historii zatwierdzeń, podpisów, wysyłek i potwierdzeń odbioru.
• Automatyzację procesu odbioru UPO.
• Możliwość odmowy podpisu i wysyłki z podaniem przyczyny.
• Pełne bezpieczeństwo procesu podpisywania – dokument źródłowy i podpisany przechowywane są w bazie danych, podpisywanie odbywa się w pamięci komputera, bez zapisu dokumentu na dysku nawet na chwilę.
• Możliwość uruchamiania w trybie testowym-szkoleniowym.
• l Brak równie wygodnego rozwiązania na rynku.